Faktury do identyfikacji
Nie zawsze administrator firmy wie, do którego projektu należy dana faktura z KSeF. Funkcja Do identyfikacji pozwala skierować takie faktury do osób, które znają projekty (np. kierowników produkcji). Mogą one zasugerować właściwy projekt, zostawić komentarz albo od razu utworzyć dokument w swoim projekcie.
Ta instrukcja uzupełnia Integrację KSeF, w której opisane są statusy faktur, sugestie i powiązania z projektami.
Role
Administrator firmy
Ma pełny dostęp do listy faktur KSeF. Może kierować faktury do identyfikacji i wycofywać je z identyfikacji.
Identyfikujący
Może:
- widzieć wyłącznie faktury skierowane do identyfikacji,
- sugerować dla nich dowolny projekt firmy,
- tworzyć dokumenty i akceptować sugestie w projektach, w których ma uprawnienia do tworzenia dokumentów,
- usuwać własne sugestie,
- komentować faktury skierowane do identyfikacji.
Nie może:
- sam kierować faktur do identyfikacji ani wycofywać ich z identyfikacji – robi to administrator firmy,
- usuwać sugestii innych osób ani sugestii wykrytych automatycznie.
Jeśli nie widzisz opisanych tu opcji, skontaktuj się z pomocą techniczną.
Kierowanie faktur do identyfikacji
Faktury do identyfikacji kieruje administrator firmy.
Zbiorczo
- Zaznacz na liście faktury, których projektu nie udało się ustalić
- Nad listą kliknij Oznacz do identyfikacji
- Komunikat potwierdzi, ile faktur zostało skierowanych do identyfikacji
Faktury, które już wcześniej skierowano do identyfikacji, pozostają bez zmian (zachowują pierwotnego autora i datę).
Pojedynczo
- W ostatniej kolumnie wiersza kliknij ikonę trzech kropek
- Wybierz opcję oznaczenia do identyfikacji
Jak wygląda faktura skierowana do identyfikacji
Obok statusu powiązania pojawia się etykieta Do identyfikacji. Po najechaniu na nią zobaczysz, kto i kiedy skierował fakturę do identyfikacji.
Skierowanie do identyfikacji jest niezależne od statusu faktury. Można to zrobić dla faktury w statusie Niepowiązano, Do akceptacji i Powiązano. Nie można skierować do identyfikacji faktury nieistotnej, a faktury skierowanej do identyfikacji nie można oznaczyć jako nieistotnej. Najpierw trzeba usunąć jedno z tych oznaczeń.
Ważne: etykieta „Do identyfikacji” nie znika sama. Pozostaje po dodaniu sugestii, akceptacji, utworzeniu dokumentu czy usunięciu dokumentu w projekcie. Gdy faktura jest już wyjaśniona, administrator firmy wycofuje ją z identyfikacji ręcznie.
Wycofanie faktury z identyfikacji
Administrator firmy może wycofać fakturę z identyfikacji pojedynczo (menu trzech kropek przy wierszu) albo zbiorczo dla zaznaczonych faktur. Po wycofaniu:
- sugestie projektów pozostają bez zmian,
- faktura przestaje być widoczna dla identyfikujących,
- komentarze pozostają w systemie.
Filtr „Do identyfikacji”
Administrator firmy może filtrować listę: tak (tylko faktury skierowane do identyfikacji), nie lub wszystkie (domyślnie). Pozwala to szybko sprawdzić, które faktury czekają na identyfikację.
Widok identyfikującego
Identyfikujący korzysta z tej samej listy KSeF, ale w menu bocznym widzi tylko zakładkę KSeF, a na liście wyłącznie faktury skierowane do identyfikacji.
Identyfikujący widzi wszystkie powiązania faktury: automatyczne, dodane ręcznie (także przez inne osoby) oraz utworzone dokumenty. Dokument w projekcie, do którego nie ma dostępu, jest wyświetlany jako zwykły tekst bez linku. Filtr „Projekt” obejmuje wszystkie projekty firmy.
Kliknięcie wiersza otwiera podgląd faktury.
Sugerowanie projektu
- Zaznacz faktury i nad listą kliknij Zasugeruj projekt albo wybierz tę opcję z menu trzech kropek przy wierszu
- W oknie wyszukaj projekt po nazwie lub kodzie skróconym; lista obejmuje wszystkie projekty firmy
- Wybierz projekt i potwierdź
Jeśli faktura ma już sugestię dla tego projektu albo utworzony w nim dokument, zobaczysz odpowiednią informację i nowe powiązanie nie zostanie dodane.
Sugestia nie tworzy dokumentu: czeka na akceptację. Przy każdej ręcznej sugestii zapisywane jest, kto ją dodał i kiedy; zobaczysz to po najechaniu na ikonę przy projekcie w kolumnie Powiązany projekt.
Identyfikujący może usuwać tylko własne sugestie, pojedynczo przy danym powiązaniu. Zbiorcze odrzucenie sugestii jest dla niego niedostępne, bo usunęłoby także sugestie innych osób.
Tworzenie dokumentu i akceptacja sugestii
Dodaj do projektu od razu tworzy dokument, ale tylko w projektach, w których masz uprawnienia do tworzenia dokumentów.
Akceptacja tworzy dokumenty we wszystkich zasugerowanych projektach, w których masz te uprawnienia. Ponieważ przy fakturach do identyfikacji sugestie mogą pochodzić od różnych osób i wzajemnie się wykluczać, okno akceptacji pokazuje projekty w dwóch grupach:
- zostanie utworzony dokument – projekty, w których masz uprawnienia,
- pozostanie wstępne – projekty, w których ich nie masz.
Przy każdym projekcie widać źródło sugestii: wykrycie automatyczne albo autora.
Uwaga: jeśli w grupie „zostanie utworzony dokument” jest więcej niż jeden projekt, zobaczysz ostrzeżenie. Dokumenty powstaną we wszystkich tych projektach, dlatego błędne sugestie odrzuć przed akceptacją. Przy akceptacji zbiorczej wyróżnione są faktury, dla których dokument powstanie w więcej niż jednym projekcie.
Akceptacja ani utworzenie dokumentu nie wycofuje faktury z identyfikacji.
Komentarze
Do faktur KSeF można dodawać komentarze, np. żeby dopytać o fakturę albo wyjaśnić, dlaczego wskazano dany projekt.
- Kliknij wiersz faktury; w podglądzie po prawej stronie znajduje się panel Komentarze
- Wpisz treść i kliknij Dodaj komentarz
- Wpisz „@”, aby wspomnieć innego użytkownika firmy
Na liście przy fakturze z komentarzami widoczna jest ikona z ich liczbą. Każdy może edytować i usuwać własne komentarze, a administrator firmy może usuwać wszystkie. Identyfikujący komentuje tylko faktury skierowane do identyfikacji.
Warto wiedzieć
- Automatyczne wykrywanie projektu działa tylko dla nowo pobranych faktur. Skierowanie faktury do identyfikacji nie uruchamia go ponownie.
- Usunięcie dokumentu w projekcie usuwa powiązanie z fakturą, ale faktura pozostaje skierowana do identyfikacji.
- Usunięcie użytkownika z firmy lub zmiana jego roli nie usuwa jego sugestii, a informacja o autorze pozostaje.