klient
zaliczkobiorca / producent
wyzwanie
W toku produkcji członkom ekipy wypłacane są zaliczki na poczet kosztów wymagających natychmiastowej zapłaty (np. rekwizytor kupujący rekwizyty w antykwariacie). Suma zaliczek przy dużych projektach potrafi wynieść nawet kilkaset tysięcy złotych.
Zaliczkobiorca w ramach rozliczenia zaliczki zobowiązany jest najczęściej do: przekazania produkcji oryginałów dokumentów księgowych, opisania uzasadnienia kosztu na odwrocie dokumentu, wypełnienia tabeli excel informacjami z dokumentu oraz opisu, dostarczenie potwierdzenie zapłaty za faktury przelewowe, a często także dostarczenie zdjęć zakupionych rzeczy czy wypełnienie druków PZ.
Proces jest skomplikowany, obarczony ryzykiem, a dokumenty często trafiają do produkcji na tyle późno, że nie ma już możliwości na poprawienie np. błędnych danych na fakturze.
rozwiązanie
Zaliczkobiorca otrzymuje dane do logowania w CornDocs oraz przypisanego koordynatora produkcji, który będzie przejmował od niego dokumenty. Wrzuca do systemu dokumenty w formacie pdf, przypisuje je wygodnie do swojej zaliczki, przy pomocy OCR rozpoznaje dane z dokumentu, uzupełnia opis, akceptuje dokument. Zaakceptowany dokument trafia do odpowiedniego koordynatora produkcji. W każdej chwili w panelu Zaliczki może zobaczyć jaką część otrzymanej kwoty już wydał.
efekty i korzyści
Scyfryzowane dokumenty nie giną. Przepływ dokumentów od zaliczkobiorcy przez koordynatora, kierownika produkcji po administratora jest dużo szybszy i ma swój ślad w postaci akceptacji każdej kolejnej osoby. Szybkość przekazywania dokumentów pozwala na bardziej skuteczne wyłapywanie i korygowanie błędów. Mając ciągły dostęp do statusu rozliczenia zaliczki obie strony mają większą kontrolę nad wydatkami.
