Instrukcje

Czym są paczki przelewów?

‍

Wiele banków umożliwia wgrywanie tak zwanych koszyków lub paczek przelewów z pliku w formacie standardowym PLI. Zazwyczaj banki mają delikatnie różne wymagania co do pliku integracyjnego, dlatego upewnij się, że Twój bank jest wspierany przez aplikację.

‍

Wymagania wstępne

‍

Aby funkcjonalność działała, w ustawieniach projektu muszą być uzupełnione:

• Nazwa banku - wybrana z listy wspieranych banków
• Numer konta nadawcy przelewu - konto, z którego będą realizowane przelewy

‍

Jak wygenerować paczkę przelewów

‍

1. Zaznacz dokumenty, które chcesz wygenerować do pliku (na liście dokumentów)
2. Kliknij przycisk "Eksport płatności"
3. Pojawi się formularz z widocznymi wybranymi dokumentami

‍

Weryfikacja błędów

‍

System automatycznie sprawdzi, czy wszystkie dokumenty mają wystarczające dane do eksportu. Jeśli któryś dokument ma błędy uniemożliwiające eksport, zobaczysz informację o problemie, na przykład:

• Niepoprawny numer IBAN
• Brak wymaganego pola

‍

Ważne: po wybraniu typu płatności lub trybu daty płatności mogą pojawić się dodatkowe błędy, które występują tylko dla danego typu płatności (np. brak VAT dla split payment)

‍

Ważne: Jeśli część dokumentów ma błędy, ale część jest poprawna, możesz kontynuować. Po potwierdzeniu:

• Dokumenty bez błędów zostaną wyeksportowane do pliku
• Dokumenty z błędami nie zostaną uwzględnione w paczce

‍

Typy płatności

‍

Przed wygenerowaniem musisz wybrać typ płatności:

‍

Standardowy - zwykła paczka przelewów.

Podzielony (Split Payment) - paczka uwzględniająca mechanizm split payment.

‍

W zależności od wyboru, wygenerowana paczka będzie uwzględniać lub nie mechanizm split payment.

‍

Ważne: po wybraniu typu płatności mogą pojawić się dodatkowe błędy, które występują tylko dla danego typu płatności (np. brak VAT)

‍

Tryb daty płatności

‍

Przed wygenerowaniem musisz wybrać tryb daty płatności. Domyślnie jest to wg. terminu płatności.

‍

Wg. terminu płatności - data płatności w wygenerowanym pliku będzie dla każdego dokumentu taka jaka jest w polu termin płatności w dokumencie. Uwaga! Dla dokumentów z terminem płatności w przeszłości data w wygenerowanym pliku będzie datą dzisiejszą.

‍

Data dzisiejsza - data płatności w wygenerowanym pliku będzie dla każdego dokumentu ustawiona jako dzisiejsza

‍

Ważne: po wybraniu trybu daty płatności mogą pojawić się dodatkowe błędy, które występują tylko dla danego trybu płatności (np. brak daty płatności w dokumencie)

‍

‍

Pobieranie i wgrywanie paczki

‍

Po potwierdzeniu:

1. Paczka zostanie wygenerowana
2. Plik zostanie automatycznie pobrany na Twój komputer
3. Weź ten plik i wgraj w swoim banku zgodnie z instrukcjami banku

Aby przejść do wyciągów bankowych, kliknij przycisk "Wyciągi bankowe" w panelu bocznym.

‍

Nawigacja i filtrowanie

‍

Otwieranie szczegółów - kliknij na odpowiedni wiersz z wyciągiem.

‍

Filtry - kliknij przycisk "Filtry", wysunie się panel zarządzania filtrami. Po zaaplikowaniu filtrów wyniki będą spełniać wybrane warunki.

‍

Usuwanie wyciągu - kliknij trzy kropki w ostatniej kolumnie i wybierz "Usuń".

Wymagania wstępne

‍

Upewnij się, że wyciągi bankowe z Twojego banku są wspierane przez aplikację.

‍

Jak przygotować plik:

1. Wygeneruj wyciąg bankowy w formacie MT940 w swoim banku
2. Instrukcje prawdopodobnie znajdziesz w dokumentacji swojego banku
3. Jeśli masz problemy z wygenerowaniem pliku, skontaktuj się z supportem

‍

Wgrywanie wyciągu

‍

1. Kliknij przycisk "Dodaj wyciąg bankowy" w prawym górnym rogu
2. Wybierz plik z rozszerzeniem .sta lub .mt940
3. Pojawi się formularz
4. Wybierz z listy format odpowiadający Twojemu bankowi
5. Kliknij "Potwierdź"

‍

System automatycznie odczyta wyciąg bankowy (jeśli jest zgodny z formatem i jest obsługiwany), uzupełni dane, odczyta pozycje oraz inne metadane.

‍

Zawsze upewnij się, czy odczytane dane są zgodne z rzeczywistym wyciągiem bankowym.

‍

Rozpoznawanie duplikatów

‍

System automatycznie rozpoznaje duplikaty wyciągów bankowych poprzez porównanie niektórych pól. Jeśli wyciąg został już wgrany, pojawi się komunikat, że nie można go wgrać, ponieważ już istnieje.

Menu u góry

‍

W prawym górnym rogu znajduje się menu trzech kropek, gdzie możesz usunąć wyciąg bankowy (jeśli masz uprawnienia).

‍

Metadane

‍

W pierwszym kafelku znajdziesz:

• Data utworzenia
• Kto utworzył
• Możliwość dodania tagów

‍

Pliki

‍

Możesz dodawać dowolne pliki, na przykład wersję PDF wyciągu bankowego.

‍

Dane wyciągu

‍

Kolejny kafelek zawiera metadane wyciągu bankowego:

• Numer
• Daty i zakresy
• Saldo początkowe i końcowe

‍

Nie wszystkie formaty wyciągów bankowych posiadają wszystkie informacje. Jeśli dana informacja nie jest dostępna, nie zostanie wyświetlona.

Pozycje wyświetlane są w formie listy z paginacją w dolnym prawym rogu. Możesz zmieniać strony oraz liczbę wyników na stronie.

‍

Każda pozycja ma:

• Typ operacji - obciążenie lub uznanie
• Status powiązania - czy pozycja jest powiązana z dokumentami/zaliczkami
• Kontrahent - domyślnie nazwa z wyciągu bankowego
• Lista powiązanych elementów - dokumenty i zaliczki przypisane do pozycji

‍

Zarządzanie kontrahentami w pozycjach

‍

Możesz powiązać pozycję z kontrahentem z bazy kontrahentów:

1. Kliknij menu trzech kropek przy wybranej pozycji
2. Wybierz "Edytuj kontrahenta"
3. Pojawi się okno z formularzem

‍

Formularz kontrahenta

‍

Pierwsze pole (nazwa) to wyszukiwarka w bazie kontrahentów. Możesz szukać po nazwie oraz numerze identyfikacji podatkowej.

‍

Wybór istniejącego kontrahenta:

• Po wyborze kontrahenta z bazy dane zaaplikują się do formularza
• Jeśli zmienisz dane istniejącego kontrahenta, zmiany wpłyną także na bazę kontrahentów

‍

Tworzenie nowego kontrahenta:

• Po prostu wpisz dane - kontrahent zostanie utworzony
• Jeśli taki numer identyfikacji podatkowej już istnieje, kontrahent zostanie nadpisany nowymi danymi

‍

Typ numeru identyfikacji podatkowej

‍

NIP - walidacja formalna i możliwość importu z GUS:

• Pojawi się przycisk importu danych z GUS
• Jeśli klikniesz przycisk i firma istnieje w GUS, dane zostaną automatycznie uzupełnione
• Ikona obok przycisku:
  • Zielona - NIP znajduje się w bazie GUS (po weryfikacji)
  • Szara - NIP nie był jeszcze importowany z GUS
  • Czerwona - NIP nie znaleziono w GUS (po próbie importu)

PESEL - walidacja formatu PESEL.

Inny - wyłączenie walidacji.

‍

Aby zatwierdzić zmiany, kliknij "Potwierdź".

‍

Oznaczanie pozycji jako nieistotne

‍

Niektóre pozycje nie dotyczą projektu (np. faktury spoza projektu lub operacje związane ze split paymentem, jak transfer z/na konto VAT). Możesz je oznaczyć jako nieistotne:

1. Kliknij menu trzech kropek przy wybranej pozycji
2. Wybierz "Oznacz jako nieistotne"

‍

Po oznaczeniu jako nieistotne:

• Status zmieni się na "Nie dotyczy"
• Pozycja zostanie wyszarzona

‍

Przywracanie pozycji: Jeśli chcesz przywrócić pozycję do statusu niepowiązanej (istotna, ale bez powiązań), kliknij menu trzech kropek i wybierz "Oznacz jako niepowiązane".

‍

Powiązania z dokumentami i zaliczkami

‍

Do jednej pozycji możesz dodawać wiele dokumentów oraz zaliczek. Do jednego dokumentu lub zaliczki możesz również dodawać wiele pozycji.

‍

Dodawanie powiązań

Kliknij menu trzech kropek przy pozycji i wybierz:

• "Dodaj dokument"
• "Dodaj zaliczkę"

‍

Powiązane elementy

‍

Znajdują się w kolumnie "Powiązane elementy":

• Obok nazwy elementu znajduje się ikona śmietniczka - kliknij, aby odłączyć dokument od pozycji
• Kliknij na nazwę dokumentu lub zaliczki, aby do niej przejść
• Użyj środkowego przycisku myszy lub Ctrl + klik, aby otworzyć w nowym oknie

‍

Statusy powiązań

‍

Do weryfikacji

‍

Po dodaniu dokumentu status zostanie oznaczony jako "Do weryfikacji" (lub od razu "Zaakceptowano", jeśli już były tam dokumenty ze statusem zaakceptowanym).

‍

Status "Do weryfikacji" oznacza, że dokumenty zostały powiązane z pozycją, ale trzeba jeszcze zaakceptować, aby informacja propagowała się do dokumentu.

‍

Zaakceptowano

‍

W przypadku zaliczek: Akceptacja nie zmienia stanu zaliczki.

W przypadku dokumentów: Oznaczenie jako zaakceptowane:

• Zmienia datę zapłaty dokumentu na datę z wyciągu bankowego
• Ustawia status dokumentu na status zdefiniowany w projekcie jako "zapłacone"

Uwaga: Cofnięcie akceptacji nie powoduje automatycznego usunięcia daty zapłaty oraz powrotu do poprzedniego statusu - trzeba to zrobić ręcznie.

‍

Akcje na pozycjach

‍

Dostępne akcje przez menu trzech kropek:

• Oznacz jako nieistotne - usuwa wszystkie powiązania
• Odrzuć powiązanie - cofa status do "Niepowiązana" i usuwa wszystkie powiązania
• Cofnij akceptację - nie usuwa powiązań, ale cofa status do "Do weryfikacji"

‍

Uwaga: Żadna z tych akcji nie cofnie automatycznie zmian w dokumentach, które zostały wprowadzone przy akceptacji.

‍

Akcje zbiorcze

‍

Wszystkie powyższe akcje można przeprowadzać zbiorczo:

1. Zaznacz wybrane pozycje
2. Na górze wyświetlą się dostępne akcje

‍

Ograniczenia:

• Jeśli jakaś akcja nie jest dostępna dla przynajmniej jednej zaznaczonej pozycji, przycisk tej akcji nie będzie widoczny
• Przykład: Jeśli chcesz zaakceptować kilka pozycji, ale jedna z nich już jest zaakceptowana, nie będzie możliwości zbiorczej akceptacji
• Jeśli nie wyświetlają się żadne możliwe akcje, oznacza to, że nie ma wspólnych akcji dla zaznaczonych pozycji

Aby dodać komentarz:

1. Wpisz treść w polu na dole ekranu
2. Kliknij "Dodaj komentarz"

‍

Jeśli to Twój komentarz lub masz uprawnienia do usuwania wszystkich komentarzy, zobaczysz przycisk "Usuń" przy komentarzu.

Możesz mieć ograniczone możliwości edycji zaliczki jeśli posiadasz uprawnienia pozwalające tylko na odczyt danej zaliczki