Instrukcje

Czym się różnią dokumenty od rachunków

‍

Dokumenty i rachunki to bardzo podobne elementy, ale zostały rozdzielone ze względu na różnice w kwotach:

• Dokumenty: kwota brutto = kwota netto + VAT
• Rachunki: kwota brutto = kwota netto + należne podatki

Poza tym działają bardzo podobnie.

‍

Przeglądanie listy

‍

Dokumenty są domyślnie posortowane według daty utworzenia w systemie.

‍

Tworzenie nowego dokumentu

‍

Kliknij przycisk w prawym górnym rogu - pojawi się menu z dwoma opcjami:

Pusty szablon - zostanie utworzony nowy dokument z generyczną nazwą, który możesz od razu edytować w szczegółach.

Dodaj plik - otworzy się selektor plików, gdzie możesz wybrać do 10 plików naraz. Dla każdego z nich system utworzy osobny dokument.

‍

Otwieranie dokumentu

‍

Żeby otworzyć szczegóły dokumentu, po prostu kliknij na niego.

Chcesz otworzyć w nowej karcie? Masz kilka opcji:

• Kliknij menu trzech kropek w ostatniej kolumnie i wybierz "Otwórz w nowej karcie"
• Kliknij środkowym przyciskiem myszy na wierszu z dokumentem
• Przytrzymaj Ctrl i kliknij lewym przyciskiem myszy

(Uwaga: działanie tych funkcji może się różnić w zależności od systemu operacyjnego)

‍

Akcje na dokumentach

‍

Pojedyncze akcje

‍

Kliknij trzy kropki w ostatniej kolumnie przy wybranym dokumencie - pojawi się menu z dostępnymi akcjami.

‍

Akcje zbiorcze

‍

Nad listą dokumentów znajdują się przyciski do akcji zbiorczych. Sposób ich działania zależy od tego, czy zaznaczyłeś jakieś dokumenty w pierwszej kolumnie:

Gdy nic nie zaznaczyłeś - akcje dotyczą wszystkich wyfiltrowanych dokumentów.

Gdy zaznaczyłeś przynajmniej jeden dokument - akcje dotyczą tylko zaznaczonych dokumentów.

‍

Inteligentne przyciski

‍

Przyciski akcji zbiorczych pojawiają się i znikają w zależności od tego, co możesz zrobić z wybranymi dokumentami. Na przykład:

• Przycisk "Usuń" pojawi się tylko wtedy, gdy możesz usunąć wszystkie zaznaczone dokumenty
• Przycisk zmiany statusu pojawi się tylko wtedy, gdy możesz zmienić status wszystkich zaznaczonych dokumentów

Jeśli choć jeden z zaznaczonych dokumentów nie pozwala na daną akcję, przycisk nie będzie widoczny.

‍

Wyszukiwanie i filtrowanie

‍

Wyszukiwarka

‍

Po prawej stronie na górze listy znajduje się pole wyszukiwania. Wpisana fraza będzie szukana na początku, w środku i na końcu różnych pól dokumentów.

‍

Filtry

‍

Obok wyszukiwarki znajduje się przycisk "Filtry", który otwiera panel zarządzania filtrami.

‍

Jak używać filtrów:

1. Otwórz panel filtrów
2. Wpisz lub zaznacz wybrane filtry
3. Kliknij "Zapisz"
4. Lista zostanie przeładowana i wyświetli tylko elementy spełniające wybrane kryteria

‍

Aktywne filtry są widoczne jako małe ikonki pod przyciskami akcji zbiorczych. Stamtąd możesz je też usuwać.

‍

Czyszczenie filtrów:

• Wszystkie naraz - wejdź do panelu filtrów i kliknij "Wyczyść filtry"
• Pojedynczo - kliknij przycisk "Wyczyść" przy konkretnym filtrze

‍

Paginacja

‍

Na dole listy znajduje się menu paginacji, gdzie możesz:

• Wybrać liczbę wyników wyświetlanych na stronie
• Przejść do następnej lub poprzedniej strony

‍

Nawigacja i funkcje na górze strony

‍

Po przejściu do szczegółów dokumentu zobaczysz u góry po prawej stronie kilka elementów:

‍

Ikona komentarzy z liczbą - informuje, ile komentarzy jest dodanych do dokumentu.

‍

Menu nawigacji - pozwala szybko przełączać się między kolejnymi wyfiltrowanymi dokumentami (działa na podstawie filtrów ustawionych wcześniej na liście).

‍

Przycisk "Generuj dokument" - tworzy jeden plik PDF zawierający wszystkie załączone pliki wraz z automatycznie wygenerowaną ostatnią stroną z opisem. Opis jest tworzony na podstawie danych z dokumentu, projektu i zdefiniowanej w projekcie tabeli.

‍

Menu z trzema kropkami - zawiera opcje:

• Usuń
• Historia statusów (możesz zobaczyć wszystkie zmiany statusów dokumentu)
• Zarządzanie dostępem (definiujesz, którzy użytkownicy mają dostęp do tego dokumentu)

‍

Metadane dokumentu

‍

W pierwszym kafelku znajdziesz podstawowe informacje:

• Data utworzenia
• Kto utworzył dokument
• Typ dokumentu (można modyfikować)
• Status (można modyfikować)
• Tagi (można dodawać, zmieniać i usuwać; przydatne do filtrowania)

‍

Status dokumentu

‍

Status informuje, w jakim miejscu procesu znajduje się dokument. Struktura statusów jest ustalana osobno dla każdego projektu.

‍

Ograniczenia dostępu: Jeśli masz ograniczone uprawnienia, po rozwinięciu listy nie zobaczysz wszystkich dostępnych statusów - tylko te, na które możesz zmienić

‍

Edycja w zależności od statusu: Jeśli masz uprawnienia do edycji w danym statusie, wszystkie pola będą edytowalne. Jeśli dokument ma status, do którego nie masz uprawnień edycji, wszystkie pola będą zablokowane.

W kafelku pliki znajdują się załączniki do dokumentu.

Dokument z pliku - plik jest już widoczny od razu.

‍Pusty szablon - zobaczysz puste miejsce, gdzie możesz wgrać pliki.

‍

Zarządzanie plikami

‍

Możesz pobierać i usuwać pliki. Jeśli chcesz dodać więcej plików, kliknij na nazwę obecnego pliku - rozwinie się lista wszystkich wgranych plików. Na końcu tej listy znajduje się przycisk "Dodaj plik", który pozwala dodać kolejny załącznik.

‍

Podgląd dokumentu

‍

Poniżej przycisków znajduje się podgląd z możliwością:

• Nawigacji między stronami
• Zoomowania
• Wyboru opcji "Pokaż wszystkie" - wszystkie strony widoczne w jednym widoku bez przełączania

‍

OCR (rozpoznawanie tekstu)

‍

System OCR sczytuje dane z faktury i automatycznie mapuje je na odpowiednie pola formularza.

‍

Jak użyć OCR:

1. Wybierz żądany plik
2. Przejdź do strony, którą chcesz odczytać (musisz być w trybie pojedynczych stron, nie "Pokaż wszystkie")
3. Kliknij przycisk "OCR"
4. Poczekaj około 10-15 sekund na analizę

‍

OCR działa w oparciu o ChatGPT do inteligentnego rozpoznawania treści. Odczytane dane pojawią się w formularzu, ale nie są jeszcze zapisane - musisz je sprawdzić i zaakceptować klikając "Zapisz" lub odrzucić klikając "Anuluj".

‍

Ważne: Formularz dokumentu i formularz wystawcy to oddzielne formularze z własnymi przyciskami zapisu.

‍

Pole "Numer"

‍

To pole zawiera nazwę i numer faktury lub dokumentu. Ma pewne ograniczenia - nie możesz używać określonych sformułowań, które blokowałyby później eksport koszyków przelewów. Jeśli wpiszesz zabroniony fragment, pojawi się odpowiednie ostrzeżenie.

‍

Waluta

‍

Jeśli zmienisz walutę na inną niż domyślna w projekcie, pojawią się dodatkowe pola:

• Pola do przeliczenia wartości netto i brutto z waluty obcej na domyślną
• Pole kursu wymiany - po uzupełnieniu automatycznie przeliczy pozostałe pola

‍

Integracja z NBP: Jeśli masz włączoną opcję integracji z Narodowym Bankiem Polskim i podałeś datę wystawienia, obok pola kursu wymiany pojawi się dodatkowe pole z kursem z NBP (z dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia). Możesz skopiować ten kurs za pomocą przycisku między oboma polami.

‍

Formularz wystawcy

‍

Pierwsze pole jest jednocześnie nazwą wystawcy i wyszukiwarką kontrahentów zapisanych w bazie. Możesz szukać po nazwie lub numerze identyfikacji podatkowej.

‍

Wybór istniejącego kontrahenta

‍

Jeśli wprowadzisz nazwę i wybierzesz kontrahenta z rozwiniętej listy sugestii, dane z bazy automatycznie wypełnią formularz.

‍

Tworzenie nowego wystawcy

‍

Po prostu uzupełnij formularz i zatwierdź:

• Jeśli taki numer identyfikacji podatkowej nie istnieje w bazie, zostanie utworzony nowy kontrahent
• Jeśli taki kontrahent już istnieje, system zapyta, czy zaktualizować jego dane w bazie:
  • Tak - dane z formularza zaaplikują się do kontrahenta w bazie
  • Nie - dane zostaną zapisane tylko w dokumencie, a w bazie kontrahent pozostanie bez zmian

‍

Numer identyfikacji podatkowej

‍

Obok pola znajduje się pole "Typ", które określa format walidacji:

NIP - pole jest automatycznie walidowane pod kątem zgodności z formatem NIP. Po prawej pojawi się przycisk "Weryfikuj", który sprawdza, czy podany NIP znajduje się w bazie GUS.

‍

Ikony weryfikacji:

• Zielona ikona - NIP został wcześniej zweryfikowany i znaleziony w GUS
• Szara ikona - NIP nie był jeszcze weryfikowany w tym projekcie

‍

Jak weryfikować:

1. Kliknij "Weryfikuj"
2. W otwartym oknie kliknij ponownie "Weryfikuj" na dole
3. Poczekaj na wynik
4. Jeśli firma zostanie znaleziona, zobaczysz dane z GUS (nazwa, adres) do porównania z danymi z formularza
5. Możesz wybrać, czy użyć danych z formularza, czy z GUS
6. Jeśli firma nie zostanie znaleziona, pojawi się czerwona ikona niepowodzenia

‍

Data ostatniej weryfikacji jest widoczna na górze okna.

‍

PESEL - pole będzie walidowane pod kątem zgodności z formatem numeru PESEL.

Inny - brak walidacji, możesz wprowadzić dowolny ciąg znaków.

‍

Ważne: W bazie kontrahentów może znajdować się tylko jeden kontrahent z danym numerem identyfikacji podatkowej.

‍

Po przełączeniu na zakładkę "Wydatki" zobaczysz panel zarządzania wydatkami. Wydatki pozwalają przypisać poszczególne kwoty do konkretnych pozycji budżetowych i opisać dokument.

‍

Dodawanie wydatku

‍

1. Kliknij "Dodaj wydatek"
2. Wypełnij formularz:
   • Wartość (wymagane)
   • Opis (wymagane)
   • Pozycja budżetowa (opcjonalne)
3. Kliknij "Zapisz" lub "Anuluj"

‍

Sumy po prawej stronie:

• Pozostało - ile z wartości netto dokumentu pozostało do przypisania do wydatków
• Suma - suma wszystkich dodanych wydatków

‍

Pozycje budżetowe

‍

Jeśli masz uprawnienia do odczytywania budżetu i budżet jest wgrany, po kliknięciu w pole "Pozycja budżetowa" dostaniesz wyszukiwarkę pozycji budżetowych.

‍

Dwa budżety w projekcie? Zobaczysz dwa oddzielne pola, każde z własną wyszukiwarką.

‍

Możesz wpisywać ręcznie nazwę lub numer pozycji budżetowej - wyszukiwarka podpowie odpowiednie pozycje. Po wybraniu sugestii zostanie ona zaaplikowana do wydatku.

‍

Edycja i usuwanie

‍

Każdy wydatek ma przyciski do edycji i usunięcia.

‍

Ważne: Dane z wydatków od razu propagują się do budżetu.

‍

W tym kafelku znajdziesz inne zasoby systemu powiązane z dokumentem:

• Zaliczki
• Duplikaty dokumentu
• Umowy
• Pozycje wyciągu bankowego

‍

Powiązanie z zaliczką lub umową

‍

Jeśli masz dostęp do zaliczek oraz umów, możesz powiązać dokument klikając odpowiednie przyciski. Pojawi się okno z wyszukiwarką dostępnych zaliczek lub umów.

‍

Uwaga: Jeśli nie masz dostępu do jakiegoś zasobu, który jest powiązany z dokumentem, nie zobaczysz go na liście.

‍

Aby dodać komentarz:

1. Wpisz treść w polu na dole ekranu
2. Kliknij "Dodaj komentarz"

‍

Jeśli to Twój komentarz lub masz uprawnienia do usuwania wszystkich komentarzy, zobaczysz przycisk "Usuń" przy komentarzu.

‍

System automatycznie rozpoznaje duplikaty na podstawie wprowadzonych danych. Jeśli wykryje dokument o identycznych danych, otrzymasz informację o duplikacie (o ile masz przynajmniej dostęp do odczytu tego dokumentu). Link do zduplikowanego dokumentu znajdziesz w sekcji "Powiązane elementy".

Jak wyeksportować dokumenty

‍

1. Przejdź na listę dokumentów lub rachunków
2. Nad listą zobaczysz przycisk "Eksportuj". Naciśnij na niego

‍

Zakres eksportu:

• Jeśli nie zaznaczyłeś żadnych dokumentów - akcja dotyczy wszystkich wyfiltrowanych dokumentów
• Jeśli zaznaczyłeś konkretne dokumenty - akcja dotyczy tylko zaznaczonych dokumentów

‍

Proces generowania

‍

Po naciśnięciu przycisku "Eksportuj":

1. Pojawi się formularz, w którym należy uzupełnić:
   • Zakres eksportu: Dokumenty
   • Format eksportu: PDF (dostępne tylko jeśli masz uprawnienia do eksportu PDF)
   • Nazwę dla pliku eksportu
2. Naciśnij "Zatwierdź"

‍

Uwaga: Jeśli liczba dokumentów przekracza limit (obecnie 300 dokumentów w jednym eksporcie), nie będzie możliwości przeprowadzenia takiego eksportu.

‍

Po zatwierdzeniu:

• Eksport rozpocznie się w tle
• Zostaniesz przeniesiony do widoku szczegółów eksportu

‍

Widok szczegółów eksportu

‍

W szczegółach eksportu zobaczysz:

• Status eksportu
• Listę dokumentów, które są eksportowane (każdy ze swoim statusem)

‍

Ważne: Ten widok nie odświeża się automatycznie. Musisz za jakiś czas wrócić, aby sprawdzić, czy eksport już się wykonał.

‍

Statusy eksportu

‍

Po zakończeniu generowania eksport może mieć jeden z następujących statusów:

Wygenerowany - wszystkie dokumenty zostały pomyślnie wygenerowane. Możesz pobrać plik.

Wygenerowany z niepowodzeniem - nie wszystkie dokumenty zostały wygenerowane, ale dostępny jest plik z częścią dokumentów.

Niepowodzenie - nie udało się wygenerować żadnego podglądu.

Oczekujący/W trakcie - eksport jest w trakcie generowania.

‍

Pobieranie pliku

‍

Aby pobrać plik z wyeksportowanymi podglądami dokumentów:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Pobierz"

‍

Ważne: Eksport ma czas ważności. Jeśli ten czas zostanie przekroczony, plik nie będzie już dostępny do pobrania.

‍

Ponowne generowanie eksportu

‍

W przypadku niepowodzenia (częściowego lub całkowitego) lub gdy ważność eksportu wygasła, możesz wygenerować eksport ponownie:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Wygeneruj ponownie" w prawym górnym rogu
3. Pojawi się formularz z:
   • Nową nazwą eksportu
   • Liczbą dokumentów do wyeksportowania

‍

Różnica przy ponownym generowaniu: Jeśli jakiś dokument został usunięty od czasu pierwszego eksportu, nie zostanie on uwzględniony w nowym eksporcie.

‍

Ograniczenia dostępu

‍

Nie możesz:

• Ponowić eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu uwzględnionego w eksporcie
• Pobrać pliku eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu

‍

Przejście do dokumentu: Naciskając na wiersz w szczegółach na liście dokumentów w eksporcie, zostaniesz przeniesiony do tego dokumentu (o ile masz do niego dostęp).

‍

Jak wyeksportować dokumenty

‍

1. Nad listą zobaczysz przycisk "Eksportuj"

‍

Zakres eksportu:

• Jeśli nie zaznaczyłeś żadnych dokumentów - akcja dotyczy wszystkich wyfiltrowanych dokumentów
• Jeśli zaznaczyłeś konkretne dokumenty - akcja dotyczy tylko zaznaczonych dokumentów

‍

Proces generowania

‍

Po naciśnięciu przycisku "Wygeneruj podglądy":

1. Pojawi się formularz, w którym należy uzupełnić:
   • Nazwę eksportu
   • Wyświetli się liczba elementów do wygenerowania
2. Naciśnij "Zatwierdź"

‍

Uwaga: Jeśli liczba dokumentów przekracza limit (obecnie 300 dokumentów w jednym eksporcie), nie będzie możliwości przeprowadzenia takiego eksportu.

‍

Po zatwierdzeniu:

• Eksport rozpocznie się w tle
• Zostaniesz przeniesiony do widoku szczegółów eksportu

‍

Widok szczegółów eksportu

‍

W szczegółach eksportu zobaczysz:

• Status eksportu
• Listę dokumentów, które są eksportowane (każdy ze swoim statusem)

‍

Ważne: Ten widok nie odświeża się automatycznie. Musisz za jakiś czas wrócić, aby sprawdzić, czy eksport już się wykonał.

‍

Statusy eksportu

‍

Po zakończeniu generowania eksport może mieć jeden z następujących statusów:

Wygenerowany - wszystkie dokumenty zostały pomyślnie wygenerowane. Możesz pobrać plik.

Wygenerowany z niepowodzeniem - nie wszystkie dokumenty zostały wygenerowane, ale dostępny jest plik z częścią dokumentów.

Niepowodzenie - nie udało się wygenerować żadnego podglądu.

Oczekujący/W trakcie - eksport jest w trakcie generowania.

‍

Pobieranie pliku

‍

Aby pobrać plik z wyeksportowanymi podglądami dokumentów:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Pobierz"

‍

Ważne: Eksport ma czas ważności. Jeśli ten czas zostanie przekroczony, plik nie będzie już dostępny do pobrania.

‍

Ponowne generowanie eksportu

‍

W przypadku niepowodzenia (częściowego lub całkowitego) lub gdy ważność eksportu wygasła, możesz wygenerować eksport ponownie:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Wygeneruj ponownie" w prawym górnym rogu
3. Pojawi się formularz z:
   • Nową nazwą eksportu
   • Liczbą dokumentów do wyeksportowania

‍

Różnica przy ponownym generowaniu: Jeśli jakiś dokument został usunięty od czasu pierwszego eksportu, nie zostanie on uwzględniony w nowym eksporcie.

‍

Ograniczenia dostępu

‍

Nie możesz:

• Ponowić eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu uwzględnionego w eksporcie
• Pobrać pliku eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu

‍

Przejście do dokumentu: Naciskając na wiersz w szczegółach na liście dokumentów w eksporcie, zostaniesz przeniesiony do tego dokumentu (o ile masz do niego dostęp).

‍

Jak wyeksportować dokumenty

‍

1. Nad listą zobaczysz przycisk "Eksportuj"

‍

Zakres eksportu:

• Jeśli nie zaznaczyłeś żadnych dokumentów - akcja dotyczy wszystkich wyfiltrowanych dokumentów
• Jeśli zaznaczyłeś konkretne dokumenty - akcja dotyczy tylko zaznaczonych dokumentów

‍

Proces generowania

‍

Po naciśnięciu przycisku "Wygeneruj podglądy":

1. Pojawi się formularz, w którym należy uzupełnić:
   • Nazwę eksportu
   • Wyświetli się liczba elementów do wygenerowania
2. Naciśnij "Zatwierdź"

‍

Uwaga: Jeśli liczba dokumentów przekracza limit (obecnie 300 dokumentów w jednym eksporcie), nie będzie możliwości przeprowadzenia takiego eksportu.

‍

Po zatwierdzeniu:

• Eksport rozpocznie się w tle
• Zostaniesz przeniesiony do widoku szczegółów eksportu

‍

Widok szczegółów eksportu

‍

W szczegółach eksportu zobaczysz:

• Status eksportu
• Listę dokumentów, które są eksportowane (każdy ze swoim statusem)

‍

Ważne: Ten widok nie odświeża się automatycznie. Musisz za jakiś czas wrócić, aby sprawdzić, czy eksport już się wykonał.

‍

Statusy eksportu

‍

Po zakończeniu generowania eksport może mieć jeden z następujących statusów:

Wygenerowany - wszystkie dokumenty zostały pomyślnie wygenerowane. Możesz pobrać plik.

Wygenerowany z niepowodzeniem - nie wszystkie dokumenty zostały wygenerowane, ale dostępny jest plik z częścią dokumentów.

Niepowodzenie - nie udało się wygenerować żadnego podglądu.

Oczekujący/W trakcie - eksport jest w trakcie generowania.

‍

Pobieranie pliku

‍

Aby pobrać plik z wyeksportowanymi podglądami dokumentów:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Pobierz"

‍

Ważne: Eksport ma czas ważności. Jeśli ten czas zostanie przekroczony, plik nie będzie już dostępny do pobrania.

‍

Ponowne generowanie eksportu

‍

W przypadku niepowodzenia (częściowego lub całkowitego) lub gdy ważność eksportu wygasła, możesz wygenerować eksport ponownie:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Wygeneruj ponownie" w prawym górnym rogu
3. Pojawi się formularz z:
   • Nową nazwą eksportu
   • Liczbą dokumentów do wyeksportowania

‍

Różnica przy ponownym generowaniu: Jeśli jakiś dokument został usunięty od czasu pierwszego eksportu, nie zostanie on uwzględniony w nowym eksporcie.

‍

Ograniczenia dostępu

‍

Nie możesz:

• Ponowić eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu uwzględnionego w eksporcie
• Pobrać pliku eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu

‍

Przejście do dokumentu: Naciskając na wiersz w szczegółach na liście dokumentów w eksporcie, zostaniesz przeniesiony do tego dokumentu (o ile masz do niego dostęp).

‍

Jak wyeksportować dokumenty

‍

1. Nad listą zobaczysz przycisk "Eksportuj"

‍

Zakres eksportu:

• Jeśli nie zaznaczyłeś żadnych dokumentów - akcja dotyczy wszystkich wyfiltrowanych dokumentów
• Jeśli zaznaczyłeś konkretne dokumenty - akcja dotyczy tylko zaznaczonych dokumentów

‍

Proces generowania

‍

Po naciśnięciu przycisku "Wygeneruj podglądy":

1. Pojawi się formularz, w którym należy uzupełnić:
   • Nazwę eksportu
   • Wyświetli się liczba elementów do wygenerowania
2. Naciśnij "Zatwierdź"

‍

Uwaga: Jeśli liczba dokumentów przekracza limit (obecnie 300 dokumentów w jednym eksporcie), nie będzie możliwości przeprowadzenia takiego eksportu.

‍

Po zatwierdzeniu:

• Eksport rozpocznie się w tle
• Zostaniesz przeniesiony do widoku szczegółów eksportu

‍

Widok szczegółów eksportu

‍

W szczegółach eksportu zobaczysz:

• Status eksportu
• Listę dokumentów, które są eksportowane (każdy ze swoim statusem)

‍

Ważne: Ten widok nie odświeża się automatycznie. Musisz za jakiś czas wrócić, aby sprawdzić, czy eksport już się wykonał.

‍

Statusy eksportu

‍

Po zakończeniu generowania eksport może mieć jeden z następujących statusów:

Wygenerowany - wszystkie dokumenty zostały pomyślnie wygenerowane. Możesz pobrać plik.

Wygenerowany z niepowodzeniem - nie wszystkie dokumenty zostały wygenerowane, ale dostępny jest plik z częścią dokumentów.

Niepowodzenie - nie udało się wygenerować żadnego podglądu.

Oczekujący/W trakcie - eksport jest w trakcie generowania.

‍

Pobieranie pliku

‍

Aby pobrać plik z wyeksportowanymi podglądami dokumentów:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Pobierz"

‍

Ważne: Eksport ma czas ważności. Jeśli ten czas zostanie przekroczony, plik nie będzie już dostępny do pobrania.

‍

Ponowne generowanie eksportu

‍

W przypadku niepowodzenia (częściowego lub całkowitego) lub gdy ważność eksportu wygasła, możesz wygenerować eksport ponownie:

1. Wejdź w szczegóły eksportu
2. Naciśnij przycisk "Wygeneruj ponownie" w prawym górnym rogu
3. Pojawi się formularz z:
   • Nową nazwą eksportu
   • Liczbą dokumentów do wyeksportowania

‍

Różnica przy ponownym generowaniu: Jeśli jakiś dokument został usunięty od czasu pierwszego eksportu, nie zostanie on uwzględniony w nowym eksporcie.

‍

Ograniczenia dostępu

‍

Nie możesz:

• Ponowić eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu uwzględnionego w eksporcie
• Pobrać pliku eksportu, jeśli nie masz dostępu do któregokolwiek dokumentu

‍

Przejście do dokumentu: Naciskając na wiersz w szczegółach na liście dokumentów w eksporcie, zostaniesz przeniesiony do tego dokumentu (o ile masz do niego dostęp).

‍

Dostęp do listy

‍

Aby przejść do listy eksportów, kliknij zakładkę "Eksporty dokumentów" w lewym panelu bocznym.

‍

Co zobaczysz na liście

‍

Lista eksportów zawiera:

• Nazwę eksportu
• Status
• Liczbę dokumentów
• Datę ważności
• Bezpośrednie miejsce do pobrania plików

‍

Pobieranie z listy

‍

Możesz pobrać plik bezpośrednio z listy, ale nie będzie to możliwe, jeśli:

• Ważność wygasła
• Plik nie został jeszcze wygenerowany (status: Oczekujący, W trakcie lub Niepowodzenie)
• Nie masz dostępu do wszystkich dokumentów w eksporcie

‍

Widoczność eksportów

‍

Ważne: Masz dostęp jedynie do eksportów, które sam przeprowadziłeś. Jeśli ktoś inny wyeksportował dokumenty, nie zobaczysz tego na liście eksportów.

‍

Powiązanie z dokumentami

‍

W każdym dokumencie, który został przez Ciebie wyeksportowany:

• W sekcji "Powiązane elementy" będzie widniała informacja o przeprowadzonym eksporcie
• Będziesz mógł przejść bezpośrednio do szczegółów eksportu
• Nie zobaczysz eksportów innych użytkowników na szczegółach dokumentu

‍

Uprawnienia

‍

Dostęp do funkcji eksportów jest ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

‍

Jeśli nie widzisz przycisku "Wygeneruj podglądy", oznacza to, że nie masz wystarczających uprawnień do przeprowadzania eksportów.

‍

Możesz mieć ograniczone możliwości edycyji dokumentu jeśli posiadasz uprawnienia pozwalające tylko na odczyt danego dokumentu lub jeśli status dokumentu ogranicza edycję twojej roli w projekcie.