Instrukcje

Tworzenie nowej zaliczki

‍

Kliknij przycisk w prawym górnym rogu co spowoduje utworzenie nowej zaliczki.

‍

Otwieranie zaliczki

‍

Żeby otworzyć szczegóły zaliczki, po prostu kliknij na nią.

‍

Chcesz otworzyć w nowej karcie? Masz kilka opcji:

• Kliknij menu trzech kropek w ostatniej kolumnie i wybierz "Otwórz w nowej karcie"
• Kliknij środkowym przyciskiem myszy na wierszu z zaliczką
• Przytrzymaj Ctrl i kliknij lewym przyciskiem myszy

‍

(Uwaga: działanie tych funkcji może się różnić w zależności od systemu operacyjnego)

‍

Akcje na zaliczkach

‍

Pojedyncze akcje

‍

Kliknij trzy kropki w ostatniej kolumnie przy wybranej zaliczce - pojawi się menu z dostępnymi akcjami.

‍

Akcje zbiorcze

‍

Nad listą dokumentów znajdują się przyciski do akcji zbiorczych. Sposób ich działania zależy od tego, czy zaznaczyłeś jakieś zaliczki w pierwszej kolumnie:

Gdy nic nie zaznaczyłeś - akcje dotyczą wszystkich wyfiltrowanych zaliczek.

Gdy zaznaczyłeś przynajmniej jedną zaliczkę - akcje dotyczą tylko zaznaczonych zaliczek.

‍

Inteligentne przyciski

‍

Przyciski akcji zbiorczych pojawiają się i znikają w zależności od tego, co możesz zrobić z wybranymi zaliczkami. Na przykład przycisk "Usuń" pojawi się tylko wtedy, gdy możesz usunąć wszystkie zaznaczone zaliczki.

‍

Jeśli choć jedna z zaznaczonych zaliczek nie pozwala na daną akcję, przycisk nie będzie widoczny.

‍

Wyszukiwanie i filtrowanie

‍

Wyszukiwarka

‍

Po prawej stronie na górze listy znajduje się pole wyszukiwania. Wpisana fraza będzie szukana na początku, w środku i na końcu różnych pól zaliczki.

‍

Filtry

‍

Obok wyszukiwarki znajduje się przycisk "Filtry", który otwiera panel zarządzania filtrami.

‍

Jak używać filtrów:

1. Otwórz panel filtrów
2. Wpisz lub zaznacz wybrane filtry
3. Kliknij "Zapisz"
4. Lista zostanie przeładowana i wyświetli tylko elementy spełniające wybrane kryteria

‍

Aktywne filtry są widoczne jako małe ikonki pod przyciskami akcji zbiorczych. Stamtąd możesz je też usuwać.

‍

Czyszczenie filtrów:

• Wszystkie naraz - wejdź do panelu filtrów i kliknij "Wyczyść filtry"
• Pojedynczo - kliknij przycisk "Wyczyść" przy konkretnym filtrze

‍

Paginacja

‍

Na dole listy znajduje się menu paginacji, gdzie możesz:

• Wybrać liczbę wyników wyświetlanych na stronie
• Przejść do następnej lub poprzedniej strony

Nawigacja i funkcje na górze strony

‍

Po prawej stronie u góry znajdziesz:

‍

Ikona komentarzy z liczbą - informuje o liczbie komentarzy.

‍

Menu z trzema kropkami zawiera opcje:

• Zarządzanie dostępem
• Usuń zaliczkę
• Zablokuj/Odblokuj dodawanie dokumentów (więcej o tym niżej)

W pierwszym kafelku po lewej stronie znajdziesz:

• Data utworzenia
• Kto utworzył zaliczkę
• Status - w odróżnieniu od dokumentów i umów, status zaliczki jest automatycznie wyliczany przez system na podstawie akcji, które zostały podjęte w zaliczce
• Tagi (można dodawać i usuwać)

W kafelku po prawej stronie od metadanych znajduje się bilans zaliczki. System automatycznie wyliczy i pokaże status rozliczenia:

• Czy trzeba jeszcze wypłacić zaliczkobiorcy pieniądze
• Czy zaliczkobiorca jest winien zwrot środków
• Czy zaliczka jest już w pełni uregulowana

W tym kafelku zobaczysz wszystkie akcje dotyczące zaliczki oraz możesz dodawać nowe.

‍

Dodawanie akcji

‍

Kliknij "Dodaj akcję" - pojawi się formularz z trzema typami akcji:

‍

1. Wypłata

‍

Kiedy używać: Wypłacasz pieniądze zaliczkobiorcy.

Co wypełnić:

• Kwota brutto (wymagane)
• Data akcji (domyślnie dzisiejsza, można zmienić)
• Opis (opcjonalnie)

‍

2. Zwrot od zaliczkobiorcy

‍

Kiedy używać: Zaliczkobiorca zwraca niewykorzystane środki.

Co wypełnić:

• Kwota brutto (wymagane)
• Data akcji (domyślnie dzisiejsza, można zmienić)
• Opis (opcjonalnie)

‍

3. Koszt

‍

Kiedy używać: Chcesz powiązać dokument jako rozliczenie zaliczki.

Co wypełnić:

• Pole kwota brutto staje się nieedytowalne i wypełni się automatycznie
• Pojawia się wyszukiwarka dokumentów
• Wyszukaj dokument, do którego masz przynajmniej uprawnienia odczytu
• Kwota brutto zostanie automatycznie pobrana z dokumentu
• Data akcji (domyślnie dzisiejsza, można zmienić)
• Opis (opcjonalnie)

Po wypełnieniu formularza kliknij "Potwierdź".

‍

Inne metody łączenia dokumentu z zaliczką

‍

Z poziomu listy dokumentów

‍

Jeśli chcesz połączyć kilka dokumentów z zaliczką na raz:

1. Zaznacz dokumenty, które chcesz połączyć z zaliczką (w pierwszej kolumnie)
2. Jeśli przycisk jest dostępny, kliknij "Dodaj do zaliczki"
3. Pojawi się wyszukiwarka dostępnych zaliczek, do których masz uprawnienia
4. Wybierz zaliczkę
5. Kliknij "Potwierdź"

‍

Z poziomu szczegółów dokumentu

‍

Możesz również połączyć pojedynczy dokument z zaliczką:

1. Wejdź w szczegóły dokumentu
2. Przejdź do kafelka "Powiązane elementy"
3. Kliknij "Dodaj do zaliczki"
4. Wybierz zaliczkę z wyszukiwarki
5. Kliknij "Potwierdź"

‍

Ważne informacje o łączeniu dokumentów

‍

Przepinanie między zaliczkami: Jeśli dokument jest już przypisany do innej zaliczki, przypisanie go ponownie do nowej zaliczki spowoduje automatyczne odłączenie go od poprzedniej zaliczki i przepięcie do wybranej.

‍

Automatyczne przeliczenia: Połączenie dokumentu z zaliczką powoduje automatyczne przeliczenie statusu oraz bilansu zaliczki - zarówno tej, od której odłączamy dokument, jak i tej, do której go dodajemy.

‍

Usuwanie powiązania dokumentu z zaliczką

‍

Masz dwie możliwości:

‍

Z poziomu zaliczki:

1. Wejdź w szczegóły zaliczki
2. W historii akcji kliknij menu trzech kropek przy akcji z dokumentem
3. Wybierz "Usuń"

‍

Przez przepięcie: Przypisz dokument do innej zaliczki - automatycznie odłączy się od poprzedniej.

‍

Automatyczne przeliczenia

‍

Po dodaniu akcji system automatycznie:

• Przeliczy status zaliczki (widoczny w kafelku metadanych)
• Przeliczy bilans zaliczki (widoczny w kafelku bilansu)
• Wyświetli informację, czy trzeba jeszcze coś wypłacić, zwrócić, czy wszystko jest uregulowane

‍

Lista akcji

‍

W historii zobaczysz wszystkie dodane akcje. Akcje typu "Koszt" mają widoczny powiązany dokument.

‍

Brak dostępu do dokumentu? Jeśli nie masz uprawnień do dokumentu powiązanego z akcją, zobaczysz tylko jego nazwę bez możliwości otwarcia.

‍

Edycja i usuwanie akcji

‍

Przy każdej akcji, gdzie jest dostępna możliwość wykonania operacji, zobaczysz menu trzech kropek z opcjami:

• Edytuj
• Usuń

‍

Jeśli edycja jest zablokowana, te opcje nie będą widoczne.

‍

Powiązane dokumenty

‍

W historii akcji znajduje się przycisk "Zobacz powiązane dokumenty". Po kliknięciu zostaniesz przeniesiony na listę dokumentów wyfiltrowanych według tej zaliczki.

‍

Otwieranie w nowej karcie:

• Kliknij środkowym przyciskiem myszy
• Przytrzymaj Ctrl i kliknij lewym przyciskiem myszy

‍

(Działanie może się różnić w zależności od systemu operacyjnego)

‍

Po prawej stronie możesz:

• Zmienić nazwę zaliczki
• Ustawić zaliczkobiorcę

‍

Zaliczkobiorca

‍

Pierwsze pole (nazwa) to wyszukiwarka kontrahentów. Możesz szukać po nazwie lub numerze identyfikacji podatkowej w bazie kontrahentów.

‍

Tworzenie nowego zaliczkobiorcy: Po prostu uzupełnij formularz - nowy kontrahent zostanie zapisany w bazie kontrahentów, chyba że już istnieje z takim numerem identyfikacji podatkowej to zostanie on zmienony w bazie.

‍

Ważne: W przypadku zaliczek, zmiany w istniejących kontrahentach są automatycznie aplikowane bezpośrednio do bazy kontrahentów.

Co to oznacza?

‍

Zablokowanie zaliczki uniemożliwia:

• Dodawanie akcji typu "Koszt"
• Usuwanie akcji typu "Koszt"
• Edycję akcji typu "Koszt"
• Łączenie zaliczki z dokumentami z poziomu szczegółów dokumentu
• Łączenie zaliczki z dokumentami z poziomu listy dokumentów

‍

Jak zablokować?

‍

1. Kliknij menu trzech kropek w prawym górnym rogu
2. Wybierz "Zablokuj dodawanie dokumentów"

‍

Po zablokowaniu:

• Na liście zaliczek pojawi się ikona zablokowanej zaliczki
• W szczegółach zaliczki w kafelku metadanych zobaczysz symbol zablokowanej zaliczki

‍

Jak odblokować?

‍

1. Kliknij menu trzech kropek
2. Wybierz "Odblokuj dodawanie dokumentów"

‍

Uwaga: Opcja blokowania i odblokowania jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniami do edycji zaliczki.

Aby dodać komentarz:

1. Wpisz treść w polu na dole ekranu
2. Kliknij "Dodaj komentarz"

‍

Jeśli to Twój komentarz lub masz uprawnienia do usuwania wszystkich komentarzy, zobaczysz przycisk "Usuń" przy komentarzu.

Możesz mieć ograniczone możliwości edycji zaliczki jeśli posiadasz uprawnienia pozwalające tylko na odczyt danej zaliczki.