Instrukcje

Aby przejść do budżetu, kliknij zakładkę "Budżet" w panelu bocznym.

‍

Jeśli żaden budżet jeszcze nie został utworzony ani wgrany, zobaczysz przycisk "Dodaj budżet" na górze strony.

‍

Dodawanie budżetu

‍

1. Kliknij "Dodaj budżet"
2. Pojawi się formularz, w którym musisz podać nazwę budżetu
3. Kliknij "Zatwierdź"

‍

Uwaga: Nazwy budżetu nie można edytować później, więc dobrze się zastanów przed zatwierdzeniem.

‍

Po dodaniu budżetu pojawią się dwie zakładki:

• Budżet - główny widok budżetu
• Raport kosztów - widok analityczny

‍

Na początku zobaczysz informację "Brak pozycji budżetowej" - teraz czas wgrać plik z budżetem.

1. Kliknij przycisk "Dodaj plik"
2. Wybierz plik w formacie PISF lub MovieMagic Budget Cost Report lub inny obsługiwany format (jeśli wiesz, że jest możliwość jego wgrania)
3. Poczekaj na zakończenie wgrywania

‍

Ważne:

• Jeśli format będzie niepoprawny, zobaczysz odpowiedni komunikat
• Wgrywanie budżetu może zająć chwilę - nie wyłączaj ani nie odświeżaj strony w czasie ładowania
• Jeśli masz problemy z wgraniem budżetu, skontaktuj się z supportem

Po pomyślnym załadowaniu budżetu pojawią się pozycje budżetowe w postaci hierarchicznej, rozwijanej listy z kolumnami:

‍

Kolumny w widoku budżetu

‍

Budżet - wartość wzięta z wgranego pliku.

‍

Wydano - suma przypisanych do pozycji budżetowych wydatków.

‍

Bilans - różnica między budżetem a wydano.

‍

Dodatkowe kolumny - mogą występować w zależności od ustawień projektu, na przykład:

• Dotacja unijnej
• Informacje o tym, ile pokryto już z dotacji

‍

Ostatnia kolumna - ikony-przyciski, które pozwalają przejść bezpośrednio do dokumentów i rachunków wyfiltrowanych po wybranej pozycji budżetowej.

‍

W ostatnim wierszu znajduje się suma wszystkich kolumn.

‍

Wyszukiwarka pozycji budżetowych

‍

W prawym górnym rogu znajduje się wyszukiwarka. Szuka ona po:

• numerze pozycji
• opisie pozycji budżetowej

‍

Wyszukiwarka nie rozróżnia małych i wielkich liter oraz wyszukuje frazy także w środku opisu.

Nie ma możliwości bezpośredniej edycji budżetu w systemie. Jeśli chcesz coś zmienić:

1. Edytuj plik budżetu, który wgrałeś
2. Wgraj go ponownie

‍

Ograniczenia przy ponownym wgrywaniu

‍

Usuwanie pozycji budżetowych:

• Jeśli do pozycji budżetowej był kiedykolwiek przypisany wydatek, nie możesz jej usunąć - zobaczysz błąd
• Jeśli pozycja budżetowa nigdy nie była wykorzystana przy wydatkach, możesz ją usunąć

‍

Edycja nazw i opisów: Możesz edytować nazwy i opisy pozycji budżetowych, ale zmiany nie propagują się do wydatków. Wydatki identyfikują pozycję budżetową przez na stałe przypisany numer pozycji, dlatego zmiana nazwy nie wpłynie na powiązane wydatki.

Każda wgrana kolejna wersja budżetu jest rejestrowana w historii.

‍

Aby obejrzeć historię:

1. Kliknij menu trzech kropek w prawym górnym rogu
2. Wybierz "Historia budżetu"

‍

W historii zobaczysz:

• Kiedy został wgrany budżet
• Kto go wgrał
• Możesz pobrać plik, z którego został wzięty budżet

Raport kosztów to widok analityczny z podobną tabelą do głównego widoku budżetu, ale z innymi kolumnami:

‍

Wydane do tej pory - sumy z wydatków, których dokumenty mają datę zapłaty w przeszłości lub dzisiejszą.

‍

Zobowiązania - tutaj znajdują się:

• Wydatki z datą zapłaty w przyszłości
• Wszystkie dokumenty, które nie zostały opatrzone datą zapłaty

‍

Łączny koszt - suma zobowiązań i wydano do tej pory.

‍

Szacunek do końca - ile zostało do wydania w danej pozycji budżetowej, zmodyfikowane o odchylenie.

‍

Szacowany końcowy koszt - suma łącznego kosztu oraz szacunku do wydania (budżet z uwzględnieniem odchylenia).

Odchylenie to wartość, którą możesz ręcznie nadać na najniższym poziomie pozycji budżetowych, aby zwiększyć lub zmniejszyć planowany budżet.

‍

Dodawanie odchylenia

‍

1. Rozwiń hierarchiczną listę jak najgłębiej
2. Przy ostatnich pozycjach budżetowych w ostatniej kolumnie pojawi się ikona ołówka
3. Kliknij ołówek
4. W formularzu wprowadź:
   • Wartość odchylenia:
     • Dodatnia - zwiększenie budżetu dla tej pozycji
     • Ujemna - pomniejszenie budżetu
   • Wyjaśnienie odchylenia - dlaczego wprowadzasz to odchylenie
5. Kliknij "Potwierdź"

‍

Po potwierdzeniu odchylenie:

• Zaaplikuje się do ostatniej kolumny przy tej pozycji budżetowej
• Wpłynie hierarchicznie na wyższe pozycje budżetowe
• Wpłynie na wartość "Szacunek do końca" oraz "Szacowany koszt końcowy"

‍

Edycja odchylenia

‍

Aby edytować lub sprawdzić istniejące odchylenie, ponownie kliknij na ołówek przy danej pozycji.

W projekcie możesz prowadzić maksymalnie dwa budżety równolegle.

‍

Dodawanie drugiego budżetu

‍

1. Kliknij na nazwę budżetu na górze strony
2. Rozwinie się lista z istniejącymi budżetami
3. Jeśli masz tylko jeden budżet, zobaczysz przycisk "Dodaj budżet"
4. Kliknij "Dodaj budżet"
5. Wprowadź nazwę nowego budżetu (musi być inna niż poprzedni budżet)
6. Wgraj plik z budżetem
7. Możesz wykonywać te same operacje oddzielnie na tym drugim budżecie

‍

Przełączanie między budżetami

‍

Kliknij na nazwę budżetu na górze strony i wybierz budżet, który chcesz wyświetlić.

‍

Zmiany w systemie przy dwóch budżetach

‍

Gdy zaaplikujesz dwa budżety:

• W filtrach będziesz mógł filtrować po dwóch budżetach (także na raz)
• W wydatkach będziesz mógł nadawać dwie pozycje budżetowe do wydatków (po jednej z każdego budżetu)