Instrukcje

Lista umów działa bardzo podobnie do listy dokumentów - umowy są domyślnie posortowane według daty utworzenia w systemie.

‍

Tworzenie nowej umowy

‍

Kliknij przycisk w prawym górnym rogu - pojawi się menu z dwoma polami do uzupełnienia:

• nazwa umowy
• typ umowy - do wyboru z listy

‍

Otwieranie umowy

‍

Kliknij na wybraną umowę, aby otworzyć jej szczegóły.

‍

Otwieranie w nowej karcie:

• Kliknij menu trzech kropek w ostatniej kolumnie i wybierz "Otwórz w nowej karcie"
• Kliknij środkowym przyciskiem myszy na wierszu
• Przytrzymaj Ctrl i kliknij lewym przyciskiem myszy

‍

Akcje na umowach

‍

Pojedyncze akcje - kliknij trzy kropki w ostatniej kolumnie przy wybranej umowie.

‍

Akcje zbiorcze - przyciski nad listą działają tak samo jak przy dokumentach:

• Gdy nic nie zaznaczyłeś - akcje dotyczą wszystkich wyfiltrowanych umów
• Gdy zaznaczyłeś przynajmniej jedną umowę - akcje dotyczą tylko zaznaczonych umów

‍

Przyciski pojawiają się i znikają w zależności od tego, jakie akcje możesz wykonać na wybranych umowach.

‍

Wyszukiwanie i filtrowanie

‍

Działa identycznie jak przy dokumentach:

• Wyszukiwarka po prawej stronie na górze pozwala szukać po różnych polach
• Filtry - przycisk obok wyszukiwarki otwiera panel filtrów
• Aktywne filtry widoczne są jako małe ikonki pod przyciskami akcji
• Możesz wyczyścić wszystkie filtry naraz lub pojedynczo

‍

Paginacja

‍

Na dole listy możesz wybrać liczbę wyników na stronie i przechodzić między stronami.

‍

Nawigacja i funkcje na górze strony

‍

Po prawej stronie u góry znajdziesz:

‍

Ikona komentarzy z liczbą - informuje o liczbie komentarzy.

Menu nawigacji - pozwala szybko przełączać się między kolejnymi wyfiltrowanymi umowami.

‍

Menu z trzema kropkami zawiera opcje:

• Usuń
• Historia statusów
• Zarządzanie dostępem

‍

W pierwszym kafelku znajdziesz:

• Data utworzenia
• Kto utworzył umowę
• Typ umowy
• Status (można modyfikować)
• Tagi (można dodawać, zmieniać i usuwać)

‍

Status umowy

‍

Status określa, w jakim miejscu procesu znajduje się umowa. Struktura statusów jest ustalana osobno dla każdego projektu i jest oddzielna dla umów - umowy mają swoje statusy, a dokumenty i rachunki swoje.

‍

Zasady uprawnień działają tak samo jak przy dokumentach:

• Widzisz tylko statusy, do których masz uprawnienia
• Możliwość edycji zależy od tego, czy masz uprawnienia do edycji w danym statusie

‍

Kafelek plików działa identycznie jak przy dokumentach:

• Możesz dodawać, pobierać i usuwać pliki
• Kliknięcie na nazwę pliku rozwija listę wszystkich załączników
• Na końcu listy znajduje się przycisk "Dodaj plik"
• Podgląd dokumentu z nawigacją między stronami i zoomowaniem
• Opcja "Pokaż wszystkie" do wyświetlenia wszystkich stron jednocześnie

‍

Formularz danych umowy zawiera podstawowe informacje o umowie.

Naciśnij na zakładkę Kontrahenci w kafelku z formularzami.

‍

Dlaczego wiele kontrahentów?

‍

Umowa może mieć wiele stron - dlatego możesz dodać więcej niż jednego kontrahenta.

‍

Formularz kontrahenta

‍

Pierwsze pole jest jednocześnie nazwą kontrahenta i wyszukiwarką kontrahentów zapisanych w bazie. Możesz szukać po nazwie lub numerze identyfikacji podatkowej.

‍

Wybór istniejącego kontrahenta

‍

Jeśli wprowadzisz nazwę i wybierzesz kontrahenta z rozwiniętej listy sugestii, dane z bazy automatycznie wypełnią formularz.

‍

Tworzenie nowego kontrahenta

‍

Po prostu uzupełnij formularz i zatwierdź:

• Jeśli taki numer identyfikacji podatkowej nie istnieje w bazie, zostanie utworzony nowy kontrahent
• Jeśli taki kontrahent już istnieje, system zapyta, czy zaktualizować jego dane w bazie:
  • Tak - dane z formularza zaaplikują się do kontrahenta w bazie
  • Nie - dane zostaną zapisane tylko w dokumencie, a w bazie kontrahent pozostanie bez zmian

‍

Numer identyfikacji podatkowej

‍

Obok pola znajduje się pole "Typ", które określa format walidacji:

‍

NIP - pole jest automatycznie walidowane pod kątem zgodności z formatem NIP. Po prawej pojawi się przycisk "Weryfikuj", który sprawdza, czy podany NIP znajduje się w bazie GUS.

‍

Ikony weryfikacji

‍

• Zielona ikona - NIP został wcześniej zweryfikowany i znaleziony w GUS
• Szara ikona - NIP nie był jeszcze weryfikowany w tym projekcie

‍

Jak weryfikować:

‍

1. Kliknij "Weryfikuj"
2. W otwartym oknie kliknij ponownie "Weryfikuj" na dole
3. Poczekaj na wynik
4. Jeśli firma zostanie znaleziona, zobaczysz dane z GUS (nazwa, adres) do porównania z danymi z formularza
5. Możesz wybrać, czy użyć danych z formularza, czy z GUS
6. Jeśli firma nie zostanie znaleziona, pojawi się czerwona ikona niepowodzenia

‍

Data ostatniej weryfikacji jest widoczna na górze okna.

‍

PESEL - pole będzie walidowane pod kątem zgodności z formatem numeru PESEL.

‍

Inny - brak walidacji, możesz wprowadzić dowolny ciąg znaków.

‍

Ważne: W bazie kontrahentów może znajdować się tylko jeden kontrahent z danym numerem identyfikacji podatkowej.

‍

Dodawanie kolejnych kontrahentów

‍

Po zapisaniu pierwszego kontrahenta ponownie kliknij "Dodaj kontrahenta", aby dodać kolejną stronę umowy. Możesz dodać dowolną liczbę kontrahentów.

‍

Usuwanie kontrahenta

‍

Przy każdym kontrahencie znajduje się przycisk ze śmietniczką - kliknij go, aby usunąć danego kontrahenta.

‍

W tym kafelku znajdziesz inne zasoby systemu powiązane z umową, takie jak:

• Dokumenty
• Rachunki

‍

Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, możesz powiązać umowę z innymi dokumentami klikając na pole wyszukiwarki dokumentu w kafelku. Po wybraniu konkretnego dokumentu zostanie on powiązany z umową.

‍

Uwaga: Jeśli nie masz dostępu do jakiegoś dokumentu, który jest powiązany z umową, nie zobaczysz go na liście.

‍

Aby dodać komentarz:

1. Wpisz treść w polu na dole ekranu
2. Kliknij "Dodaj komentarz"

‍

Jeśli to Twój komentarz lub masz uprawnienia do usuwania wszystkich komentarzy, zobaczysz przycisk "Usuń" przy komentarzu.

‍

Możesz mieć ograniczone możliwości edycji umowy jeśli posiadasz uprawnienia pozwalające tylko na odczyt danej umowy lub jeśli status umowy ogranicza edycję twojej roli w projekcie.