KSeF — poziom firmy
Integracja KSeF na poziomie firmy pozwala automatycznie pobierać do Corndoc faktury z KSeF i przypisywać je do projektów.
Zakres integracji
Integracja obejmuje wyłącznie faktury, na których firma jest nabywcą. System nie pokazuje:
- Faktur sprzedażowych (firma jako wystawca)
- Faktur, w których firma występuje jako podmiot trzeci
Podłączenie integracji
Wejdź w zakładkę Ustawienia → Dane firmy i wpisz numer identyfikacji podatkowej (NIP) firmy
- Przejdź do zakładki Integracje
- Wgraj certyfikat wygenerowany z KSeF: plik .crt, plik .key oraz hasło do certyfikatu
- Zaakceptuj regulamin
- Potwierdź — połączenie zostanie automatycznie przetestowane
Jeśli pojawią się błędy, system poinformuje, czego brakuje lub co poszło nie tak. Jeśli test przejdzie pomyślnie, możesz przejść do zakładki KSeF i korzystać z niej zgodnie z dalszą częścią instrukcji.
Pobranie faktur z KSeF
Po wejściu w zakładkę KSeF możesz pobrać nowe dokumenty. W tym celu należy kliknąć przycisk Pobierz faktury z KSeF. Kilka właściwości pobierania:
- Faktury zostaną pobrane oraz zwizualizowane, proces może zająć trochę czasu (szczególnie przy pierwszym pobieraniu).
- Możesz bezpiecznie zamknąć, odświeżyć lub przejśc na inną stronę i wrócić tu za jakiś czas — nie ma to znaczenia dla procesu pobierania.
- System sam dba o zakres czasowy, z którego pobierane są faktury, tak, aby żadnej faktury nie pominąć.
- Przy pierwszym pobieraniu zaciągane są faktury z ostatnich 60 dni.
- Kolejne pobranie jest możliwe dopiero 15 minut po ostatnim zakończonym sukcesem pobraniu
- Dodatkowo co noc o 5:00 (czesu polskiego) system sam uruchamia ten proces — rano mogą już czekać nowe, w pełni pobrane faktury
Lista faktur z KSeF
Po integracji faktury wyświetlają się w tabeli, zawierającej m.in.:
- Numer faktury
- Nazwę wystawcy (kontrahenta)
- Inne podstawowe dane faktury
- Status
- niepowiązano faktura nie została jeszcze powiązana z żadnym dokumentem w żadnym z projektów firmy
- powiązano - faktura jest powiązana z conajmniej jednym dokumentem w którymś z projektów firmy
- nieistotne - specjalne oznaczenie faktury
Każda faktura ma domyślnie status niepowiązano.
Naciśnięcie na wiersz faktury powoduje wyświetlenie jej podglądu PDF. Z kolei naciśnięcie na rekord w kolumnie numer KSeF spowoduje przejście do KSeF faktury.
Tworzenie dokumentu z faktury KSeF
Dokument z faktury KSeF można utworzyć na dwa sposoby: zbiorczo (dla wielu faktur naraz) lub pojedynczo.
Tworzenie zbiorcze
- Zaznacz na liście faktury, dla których chcesz utworzyć dokumenty
- Nad listą kliknij opcję „Utwórz dokumenty"
- Pojawi się modal wyboru projektu — widoczne są tylko projekty, do których masz dostęp z możliwością zapisu
- Wybierz projekt i potwierdź
Tworzenie pojedyncze
- W ostatniej kolumnie danego wiersza kliknij ikonę trzech kropek
- Wybierz opcję „Utwórz dokument"
- Dalej działa to tak samo jak przy tworzeniu zbiorczym — wybierasz projekt w modalu
Po utworzeniu dokumentu faktura zmienia status na powiązaną, a w kolumnie „Powiązany dokument" pojawia się link do niego.
Uwaga: do jednej faktury KSeF można utworzyć wiele dokumentów — wszystkie będą wyświetlane w kolumnie „Powiązany dokument".
Widoczność powiązanych dokumentów
- Jeśli powiązanie jest wyszarzone — nie masz dostępu do tego projektu i nie możesz podejrzeć dokumentu
- Jeśli powiązanie jest widoczne jako link — kliknięcie przenosi Cię bezpośrednio do tego dokumentu w danym projekcie
Oznaczanie faktury jako „nieistotna"
Jeśli firma ma w KSeF więcej faktur niż projektów prowadzonych w Corndocs, fakturę można oznaczyć jako nieistotną. Dzięki temu widać, że dokument świadomie został pominięty, a nie że ktoś zapomniał się nim zająć. Oznaczone w ten sposób faktury są wyszarzone na liście.
Filtrowanie i wyszukiwanie faktur
Dostępne filtry:
- Data wystawienia
- Status
Wyszukiwanie działa po numerze faktury oraz nazwie wystawcy.
Eksport do XLSX
Nad listą widoczny jest przycisk Eksportuj do XLSX. Powoduje on wyeksportowanie faktur do pliku w formacie XLSX (Excel):
- jeśli mamy jakiekolwiek zaznaczone faktury - tylko one zostaną wyeksportowane
- jeśli nie mamy zaznaczonych faktur, ale zaznaczone są filtry - zostaną wyeksportowane wszystkie wyfiltrowane faktury
- jeśli żadne faktury nie są zaznaczone i nie ma nałożonych filtrów - zostaną wyeksportowane wszystkie fatkury
Automatyczne powiązanie przy dodaniu dokumentu z poziomu projektu
Jeśli dodasz dokument bezpośrednio z poziomu projektu i powiążesz go z fakturą KSeF, taki dokument automatycznie pojawi się jako powiązany również na liście faktur KSeF na poziomie firmy — nawet jeśli nigdy nie wchodziłeś w tę fakturę z poziomu firmy lub nawet jeśli nie została jeszcze pobrana z KSeF poprzez funkcję importu opisaną w tym dziale.