Corndocs dla branży filmowej

zaliczkobiorca / producent

W toku produkcji członkom ekipy wypłacane są zaliczki na poczet kosztów wymagających natychmiastowej zapłaty (np. rekwizytor kupujący rekwizyty w antykwariacie). Suma zaliczek przy dużych projektach potrafi wynieść nawet kilkaset tysięcy złotych. Zaliczkobiorca w ramach rozliczenia zaliczki zobowiązany jest najczęściej do: przekazania produkcji oryginałów dokumentów księgowych, opisania uzasadnienia kosztu na odwrocie dokumentu, wypełnienia tabeli excel informacjami z dokumentu oraz opisu, dostarczenie potwierdzenie zapłaty za faktury przelewowe, a często także dostarczenie zdjęć zakupionych rzeczy czy wypełnienie druków PZ. Proces jest skomplikowany, obarczony ryzykiem, a dokumenty często trafiają do produkcji na tyle późno, że nie ma już możliwości na poprawienie np. błędnych danych na fakturze.

Zaliczkobiorca otrzymuje dane do logowania w CornDocs oraz przypisanego koordynatora produkcji, który będzie przejmował od niego dokumenty. Wrzuca do systemu dokumenty w formacie pdf, przypisuje je wygodnie do swojej zaliczki, przy pomocy OCR rozpoznaje dane z dokumentu, uzupełnia opis, akceptuje dokument. Zaakceptowany dokument trafia do odpowiedniego koordynatora produkcji. W każdej chwili w panelu Zaliczki może zobaczyć jaką część otrzymanej kwoty już wydał.

Scyfryzowane dokumenty nie giną. Przepływ dokumentów od zaliczkobiorcy przez koordynatora, kierownika produkcji po administratora jest dużo szybszy i ma swój ślad w postaci akceptacji każdej kolejnej osoby. Szybkość przekazywania dokumentów pozwala na bardziej skuteczne wyłapywanie i korygowanie błędów. Mając ciągły dostęp do statusu rozliczenia zaliczki obie strony mają większą kontrolę nad wydatkami.

koordynator produkcji

Koordynator dostaje pytania od kontrahenta dotyczące zapłaty za swoją fakturę. Koordynator przekazał fakturę kierownikowi produkcji w ubiegłym tygodniu. Żeby sprawdzić jej status dzwoni do administratora, ten mówi, że nigdy nie otrzymał tego dokumentu, więc koordynator dzwoni do kierownika produkcji i okazuje się, że faktura zaginęła gdzieś po drodze.

Koordynator dostaje pytania od kontrahenta dotyczące płatności za fakturę, więc sprawdza jej status w CornDocs. Koordynator widzi, że faktura została zaakceptowana przez kierownika produkcji, następnie przekazana przez producenta do zapłaty, a dziś administrator zmienił jej status na zapłacona, więc pieniądze u kontrahenta powinny być najpóźniej jutro.

Skrócenie procesu, oszczędność czasu, poszerzenie dostępu koordynatora produkcji do informacji, które nie są tajne, ale z powodu dotychczasowego sposobu organizacji produkcji nie były dla niego dostępne.

producent

Brak dostępu do aktualnych danych finansowych - producent jest uzależniony od aktualizacji raportu kosztowego prowadzonych przez administratora.

Dokumenty w CornDocs są przypisywane podczas opisywania do pozycji budżetowych i na bieżąco są przenoszone do podsumowania kosztów, z podziałem na dokumenty zapłacone i niezapłacone.

Większa kontrola nad produkcją, większa samodzielność producenta.